Ключови точки

• Организациите днес разчитат на колабориращи екипи за иновациите, които са гориво за рентабилността, но упорстват срещу осигуряването на работна среда, която да помага на служителите да работят и мислят заедно.

• Работното място може да насърчи сътрудничеството чрез оптимизиране на социалното взаимодействие, използването на аналогови и дигитални инструменти, както и осигуряване на възможност за свободно движение и ортостатична промяна.

• A Living Office Workshop се занимава с тези въпроси, за да се осигури идеалното място за хора, които работят заедно, за да могат генерират нови идеи.

• Собственото пространство на екипа в офиса е първият сплотяващ елемент от факторите за цялостно решаване на колаборациите на работно място в днешно време.

В продължение на години, бизнес лидерите осъзнават, че работата в екип подобрява корпоративенния успех.Преди повече от десет години, почти 80 процента от висшите мениджъри участвали в проучването вече са били на мнение, че ефективното сътрудничество е от решаващо значение за растежа. *1. Днес, залозите са дори по-високи.

Все повече и повече организации разчитат на иновативното мислене на най-ефективните си екипи.Но лидерите упорстват срещу създаването на работна среда, която помага на хората да мислят и работят заедно."Сътрудничеството е начинът, по който работим в момента", пише Stern School of Business Professor Anat Lechner."За съжаление, нашата утвърдена работна среда-доминирана от офиси на кубчета-рядко съвпада с тази нова реалност." *2

Що се отнася до физическата среда, когнитивната психология предлага нови прозрения.Последните проучвания разглеждат как физическото обкръжение влияе на начините по които групите си взаимодействат с информация за решаване на сложни проблеми и за генериране на нови идеи. Например, понятието "разпределено познание" предполага, че мисленето се случва не само в отделните умове, а е процес, при който се "разпределя" сред груповото съзнание, както и местата, където те се събират и инструментите, които използват. *3

Правила на комуникацията

Хората са еволюирали като социални същества, програмирани да търсят смислени връзки помежду си.Комуникацията изгражда чувство за принадлежност - едно от основните човешки потребности - всички споделяме. Дизайн, който разбира защо и как хората си взаимодействат един с друг може да насърчи доверие и да стимулира сътрудничество.

Изследователи сравняват "високо-ефективните" и "зле представящите се" екипи в различни индустрии.Те установили, че начинът, по който членовете на екипа си взаимодействат е единственият и най-важен фактор за техния успеха. Данните показват, че добре представящите се екипи споделят тези определящи характеристики:

1. Всеки от екипа говори и се изслушва в приблизително еднаква степен, като гледа да е кратък и мил

2. При спорове на членовете на екипа, техните разговори и жестове са енергични.

3. Членовете комуникират  директно един с друг, а не само с ръководителя на екипа.

4. Членовете продължават странични разговори в рамките на екипа.

5. Членовете периодично  излизат, отиват на проучване извън екипа и носят информация обратно. *4

Проучването също така показа, че комуникацията лице в лице е много ценна, като се отбелязва, че "35% от измененията в представянето на екипа може да се отчете само по броя на разговорите очи в очи  между членовете на екипа." *5

Взаимодействията с предмети имат значение

Повечето изследвания по отношение на инструментите, използвани за колаборация се фокусират върху електронните устройства и социалните медии, които екипите използват за споделяне на информация и за създаване и документиране на идеи. Последните проучвания започват да разглеждат как екипите използват аналогови материали (бели дъски и маркери, залепващи се бележки, химикалки и моливи) в подкрепа на груповите мисловни процеси. Например, учените наблюдават, че иновативните екипи по време на работа предпочитат да ползват аналогови инструменти пред дигиталните, което сочи към "обща нужда от материални средства в процеса на творчество." * 6

Експертите са съгласни, че " взаимодействието" с физически обекти добавя важно измерение на всеки вид сътрудничество, което изисква "колективното изграждане на нови общи разбирания." * 7.Работна среда, предназначена да "даде възможност за създаване на добавена стойност чрез сътрудничество" трябва да предостави аналогови инструменти "като бели дъски, които позволяват на служителите да записват идеи и създават визуален преглед на алтернативни решения, стоейки рамо до рамо. Такива инструменти са от ключово значение за да помогнат на групата да достигне до общо разбиране по-бързо и по-ефективно. "*8

Движението има също има значение

Голяма част от изследванията по отношение на ефекта на физическото пространство за колаборациите идва от дизайнерите на компютърно създадени виртуални пространства за съвместна работа (CSCW). За да разберем нуждите на екипи, които си сътрудничат чрез цифрови интерфейси, изследователи от CSCW изучават пътя по който се придвижват съвместно разположени екипи и как си взаимодействат с физическото обкръжение. Те отдавна са установили ключовата роля на околната среда благодарение на изследване, което установява, че комуникацията се улеснява, като се позволи на хората да се движат и да наблюдават движенията на другите ", тъй като те разговарят помежду си и използва различни предмети в рамките на споделено работното място . "* 9

Друго изследване, фокусирано върху позата и движението, установява, че групи, които работят заедно, докато стоят прави са "измеримо по-ангажирани", отколкото докато са седнали. Изследователите заключават, че "едно работно място, което насърчава хората да се изправят ще доведе до по-голямо сътрудничество и по-творчески резултати." *10

Необходимост от разбиране на хората при планиране на пространството

Необходимо е дълбоко разбиране на хората, работата, която вършат, както и инструментите и обзавеждането от което се нуждаят, съветва Herman Miller в Living Office подхода за проектиране на работните места. Тази рамка предвижда набор от възможности за илюстриране на това, как хората се събират за решаване на сложни проблеми и генериране на големи идеи. Сред тях, настройката Workshop е особено подходяща.

Workshop настройката влияе на моделите на комуникация на екипа, като осигурява възможност на хората винаги да могат да се виждат и чуват един друг лесно, дори когато е виртуално. Особено внимание трябва да се обърне на взаимодействията лице в лице, които са от съществено значение за изграждането на доверие и чувство за принадлежност. Целенасоченото поставяне на видеоконферентни камери и дисплеи дава възможност на виртуалните участници да присъстват на масата и способността да се направи визуален контакт с останалите членове на екипа.

Свободното за циркулация пространство насърчава движението и съдейства за лесното взаимодействие на хората с различни инструменти и един с друг. Мобилното обзавеждане позволява на екипите да организират физическото пространство в подкрепа на различни дейности. Например, различни по големина маси могат да бъдат групирани заедно за екипно обсъждане и дискусия, а след това да се преместят и да позволят на членовете на екипа да се разпръснат и да работят върху своите парчета от по-голям проект.

Анклав: цялостен подход за сътрудничество

Сред решенията, които Herman Miller предоставя в подкрепа на сътрудничеството, анклав е особено подходящ. Анклав е първият сплотяващ пакет от продукти за цялостно решаване на сътрудничеството на днешното работно място. Основан на концепцията за дистрибутиране на мисленето, анклав оборудва пространство, за да помогне на хората да се развиват и да споделят идеи по-лесно и естествено, в рамките на деня и през офисното пространство.

В Workshop, анклав подкрепя съвместното създаване на нови идеи и съдържание между членовете на екипа с продукти, които работят заедно, за да се оптимизира комуникацията, стимулирането на тонизиращи движения, и насърчаването на съвместно използване на цифрови и аналогови инструменти.

За разлика от правоъгълни маси, които обикновено се използват в конферентните зали, заоблените форми, които анклав използва максимизират комуникацията лице в лице между всички участници. Независимо дали в седнало или в изправено положение, членовете на екипа могат да се съберат около масата, без да блокиратнечий изглед, а това насърчава равното участие в дискусии и прекияконтакт между отделните членове на екипа. За да даде на виртуалните участници "място на масата," анклав позиционира оборудването за видеоконферентна връзка на нивото на очите. С общи електронни дисплеи, разположени над и под, всички участници в дискусията, независимо от това дали са физически в залата, могат да виждат без да въртят камерата. Мобилни колички и олекотени дъски могат бързо да бъдат разположени в обсега на камерата, така че виртуалните членове на екипа могат да преглеждат аналоговите инструменти.

Колаборацията в изправено състояние около масата прави взаимодействието динамично. В допълнение към подкрепата на изправените срещи, които подобряват енергията на екипа, неговата ангажираност и сътрудничество, могат да се използват масите с възможност за работа в изправено състояние, оборудвани с ергономични крака, които запазват визуалния контакт, независимо дали участниците са в изправено или седнало състояние и дали присъстват физически или виртуално на срещата. Така членовете на екипа са свободни да си взаимодействат по-спонтанно с околните инструменти като бели дъски, без да се налага рязката промяна в позата.

Анклав има релсова система и система от дъски, която еднозначно подкрепя използването на практически, материални средства, които разширяват колективното съзнание. Леки, взаимозаменяеми бели дъски и еко дъски лесно се интегрират във всяка работна среда. Релсовата система подкрепя бързото и

лесно преместване на дъските, за да може екипа да изгражда, изразява и променя идеите си. Тъй като дъските може да бъдат подредени по четири на стената, различните екипи могат да споделят едно и също релсово оборудване без да нарушават работата на другите.

За да се запази движението на хора и идеи, анклав количките транспортират дъските от работна сесия ,официален проект или стая за срещи по релсите монтирани по стените в отворени и неформална места наречени острови-компактни пространства в близост, които дават възможност на хората да се съберат и да се ангажират един друг за кратък период от време. При липса на релси, самите колички служат като средство за пренос на дъски, за да се споделят идеи и информация на момента. Когато членовете отиват на "проучване" извън екипа, преносимите анклав дъски могат да се вземат, като по този начин могат да се споделят идеи или проблеми.

Базирано на по-дълбоко разбиране на начините, по които колаборативната мисъл се разпределя в умовете на групите, както и инструментите, които те използват и местата, където си взаимодействат, анклав помага на хората да участват по-пълноценно в процеса на решаване на проблеми и генериране на идеи. За да научите повече, посетете hermanmiller.com/exclave.

1.Lechner, Anat. "Better Teamwork Through Better Workplace Design," Harvard Business Review, April 18, 2012. https://hbr.org/2012/04/better-teamwork-through-office

2.Cross, R. et al. "Mapping the value of employee collaboration," McKinsey Quarterly, August 2006. http://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/mapping-the-value-of-employee-collaboration

3.Perry, Mark. "Process, representation and taskworld. Distributed cognition and the organisation of information." Exploring the Contexts of Information Behavior, Taylor Graham Publishing, 1999. http://www.brunel.ac.uk/~cssrmjp/homefiles/selected-publications/ISIC.pdf

4.Pentland, Alex. "The New Science of Building Great Teams," Harvard Business Review, April 2012. https://hbr.org/2012/04/the-new-science-of-building-great-teams

5.Ibid.

6.Borum, Nanna et al. "The Resilience of Analog Tools in Creative Work Practices." Human-Computer Interaction Part I, Springer International Publishing, 2014. http://link. springer.com/chapter/10.1007%2F978-3-319-07233-3_3

7.Stigliani, Ileana and Davide Ravasi. "Organizing Thoughts and Connecting Brains: Material Practices and the Transition from Individual to Group-Level Prospective Sensemaking," Academy of Management Journal, 2012. https://www.researchgate.net/profile/Davide_ Ravasi/publication/259784924_ORGANIZING_THOUGHTS_AND_CONNECTING_BRAINS_ MATERIAL_PRACTICES_AND_THE_TRANSITION_FROM_INDIVIDUAL_TO_GROUP-LEVEL_ PROSPECTIVE_SENSEMAKING/links/0046352de42be322d2000000.pdf

8.Lechner, Anat. "Better Teamwork Through Better Workplace Design," Harvard Business Review, April 18, 2012. https://hbr.org/2012/04/better-teamwork-through-office

9.Robertson, Toni. "Cooperative Work and Lived Cognition: a Taxonomy of Embodied Actions." Proceedings of the Fifth European Conference on Computer-Support Cooperative Work, 1997. http://www.ecscw.org/1997/14.pdf

10.Knight, Andrew and Markus Baer. "Get Up, Stand Up: The Effects of a Non-Sedentary Workspace on Information Elaboration and Group Performance. Social Psychology and Personality Science, November 2014. Cited in "Standing meetings may improve group productivity." http://www.reuters.com/article/us-psychology-group-meetings-productivit- idUSKBN0EV29V20140620