Ключови точки

• Много от днешните работни места не са в синхрон с нуждите на служителите, затова те ги избягват. Това означава, че компаниите не осъзнават инвестицията си в работно пространство.
• Най-ефективните работни места предлагат голямо разнообразие от настройки, които са в съответствие с дейностите и нуждите на служителите.
• Цялостния подход към организирането на работното място може да увеличи удовлетворението от работата и да помогне на организациите в постигането на целите им.

Днес, успешните организации често са онези, които могат да генерират най-добри идеи, най-бързо и това зависи от хората, а не от процесите. И въпреки, че често стигаме до най-добрите си идеи сами, ние се нуждаем от помощта на колега да ги доразвием, обогатим и да ги превърнем в реалност.

Все повече гледаме на технологиите, като на гориво за творческия процес. Споделяме информацията чрез монитори, използваме видеоконферентни връзки, за да се свържем с колеги на други континенти и творим използвайки сензорни екрани. Но бързо възникват проблеми, когато системите и устройствата, които ни трябват ежедневно не са в синхрон с пространствата, в които ги използваме.

Независимо дали го осъзнаваме или не, ние всички се борим да работим в пространство, в което всичко заобикалящо ни (физическото пространство), мебелировката (столовете и бюрата) и устройствата (независимо дали са дигитални или аналогови) са в синхрон, както едно с друго, така и с нас. Става въпрос за липсата на извод за електричество, когато имаш нуждата да заредиш батерията си. Това е неприятното чувство, което се поражда след като си закъснял за началото на презентация и видиш, че последното свободно място е най-отпред, точно пред проектора. Също така е в закъсняващата среща, която ще започне с 10 минути по-късно поради технически проблем и по това ще наруши графика на всички участници до края на деня.

Колко струва липсата на съгласуване

Докато тези предизвикателства може да изглеждат като неизбежните неудобства на днешните работни места, те означават много повече. Да вземем например срещата, която стартира по-късно поради технически проблем - често срещано явление във всички срещи. Според изследване на Microsoft*-ако го разгледаме в контекста на работна седмица от 40 часа се равнява на 2000 работни часа годишно. Днешният служител изразходва средно по 17 на сто от всеки работен ден в срещи *2. Ако приемем, че повечето срещи продължават около час, това са 340 работни срещи на година. Забавянето на толкова много срещи със средно по 10 минути означава, че всеки служител губи почти седмица и половина на година – и всичко това, заради зле интегрирани системи.Проблема не е само в това, че по това време не се извършва работа, а и в това, че такова забавяне изсмуква продуктивността.

Организации се сблъскват и с предизвикателствата на разместените, неподкрепящи отделни работни пространства. Изследванията показват, че осем от десет служители в офис изпитват болки в гърба в някакъв момент от кариерата си *3. Загубата на продуктивност и медицинското лечение поради болки в гърба струват на работодателите $51,400 за 100 служителя на година. За компании със стотици, дори хиляди служители, цифрите бързо се завишават.

Хората не обичат да работят на места, на които се чувстват неудобно, неподкрепени и некреативни и за това ги отбягват. И докато цените на имотите продължават да се вдигат, голям процент от парите, които компаниите инвестират в работни пространства отиват на вятъра.

Поправяне на неработещия процес

Много от офисите днес са конструирани с линеен метод, при който структурата е изградена стандартно, а мебелите и технологиите са поставени в последствие. Всички знаем, че този процес не работи. Архитектите и интериорните дизайнери се борят с него ежедневно. В действителност обаче, фактори като: време, старомоден мениджмънт и възлагането на обществени поръчки обуславят съществуването му.

Организациите също се борят и със стандартизираните помещения, в които са обособени два типа работни категории – индивидуални и групови, като предоставят съответно 2 типа основни пространства – работни станции и конферентни зали. Този вариант на изграждане не подкрепя разнообразния спектър от дейности, които хората извършват през деня.

Ясно е, че се нуждаем от по-хуманен и разнообразен модел за изграждане на работното място. За да се приложи този модел трябва да се ползва по-съгласуван процес за проектиране и достигане до идеалното работно място, като бъдат въвлечени всички заинтересовани страни – от отговорните за съоръженията, човешките ресурси до информационните технологии. Те трябва да участват заедно в изграждането му от самото начало.

Дизайнерската общност работи в продължение на години за преодоляването на тези предизвикателства. Herman Miller прави много изследвания и търси начини за създаване на работни места, които предлагат разнообразие от настройки и подобрения.

Подобряване на усещането за удовлетвореност от работния процес

Нашият опит онагледен в Living Office показва, че най-ефективните работни места са проектирани с фокус върху хората и комплексните начини на работата им заедно и отделно. Living Office определя рамката на 10-те общи работни дейности и 10-те подкрепящи настройки, които помагат на организациите и техните партньори да разберат, защо е необходима тази прецизност.

Дейностите и настройките винаги се разглеждат в контекста на целите на организацията (например подобряване на нейната атрактивност или увеличаване на ефективността), както и да носят характера и (като се набляга на атрибутите, които правят компанията и нейните хора - уникални). Базирайки се на тези прозрения, проектантския екип може да създаде разнообразен микс от настройки, които да отразяват спецификата на организацията.

Щом веднъж настройките, които най-добре пасват на хората и техните нужди бъдат установени, организацията и нейните проектанти могат да съгласуват мебелировката и разположението и в работното пространство. Това помага на всички елементи да работят в унисон и да съдействат за подобряване на физическото, когнитивното и социалното състояние на хората в изпълнението на основните им потребности (например, необходимостта от сигурност, цел или принадлежност). Ние наричаме това подобряване на усещането за удовлетвореност от работния процес.

Обратното на удовлетвореност

Никой не иска да създаде пространство, което да не удовлетворява хората или да не отговаря на техните нужди. Но това е съвсем възможно, особено когато обзавеждането и мебелировката са конструирани отделно и не са съгласувани с дейностите и нуждите на хората.

„Ние можем да дадем на екипите най-добрите мебели, най-доброто обкръжение и най-добрите инструменти за работа, но цялостната среда пак може да се провали“, според думите на Holly Honig, старши мениджър по Човешка динамика в Herman Miller. "Виждали сме го да се случва и преди. Но защо? Как може красиво проектираните и безупречно конструираните пространства да могат да бъдат неуспешни?

Honig казва „Това по принцип не е недостатък в мебелите или на други материални компоненти на средата. По-скоро, нашият опит със стотици клиенти показва, че пропуските се коренят в неразбирането, че промените на работното място трябва да отразяват върху човешките и организационните нива. Има една празнина, когато ние забравяме и тя е, че човешките същества са отправната точка. "

Точно това се е случи с голяма фирма за финансови услуги, която наскоро похарчи  240 млн $ за ново съоръжение, включително десетки конферентни зали оборудвани със зашеметяващи маси, удобни столове, както и най-новите цифрови и аналогови заседателни инструменти - два 60-инчови сензорни дисплея, най-висок клас TelePresence система, гигантска бяла дъска. Представете си изненадата на отдела по съоръженията, когато месец след преместването на персонала, проучване за използване на пространството потвърди, че през 80 процента от времето, само трима души използват стаята, а групи от по шест никога не я използват.

В основата си тези пространства не отговарят на потребностите на хората, за които са били построени. Това се случва, защото техните нужди не са били цел на процеса, използван за планиране на пространствата. В този случай първо е било конструирано пространството -150 стандартизирани конферентни зали, предназначени за шест души. Високия клас мебели идва  след това, последвано от инструменти, включително интерактивни дисплеи с видеокамери.

Във всичките три фази участващите екипи свършиха първокласна работа поотделно. Въпреки това, нито една от групите не погледна цялостното пространство. Те не са ползвали общ подход за дизайна на работното място, няма единна гледна точка, няма общ език. "Това може да са били перфектни стаи за Show & Tell  (една от седемте вида съвместни работни дейности, идентифицирани в Living Office, в резултат от изследванията проведени от Herman Miller *5), но тъй като не е имало достатъчно пространство, никой не е използвал стаите, защото когато хората са се опитвали да направят обикновена Мозъчна атака, която работи само когато участниците са свободни да си взаимодействат с аналогови и цифрови инструменти в стаята ", казва Greg Parsons, старши вицепрезидент и творчески директор в Herman Miller.

 Преди

• Във всяка стая един стол блокира ъгъла на видео камерата и така или камерата или стола стават неизползваеми.
• Правоъгълната форма на масата затруднява всички участници да виждат ясно основните дисплеи.
• Пространството в стаята не е адекватно и обезкуражава хората да се движат наоколо, за да ползват всички инструменти.

  След

• Бройката на столовете беше редуцирана от 6 на 4, за да обслужва по-добре малките групи, които използват пространството.
• Извитата форма на масата подобрява видимостта на всички участници и дава на хората повече място за движение в пространството.
• Седалки извън стаята, където хората могат да споделят идеи, преди и след заседанията.

Рестарт на конферентната зала

За да помогне на компанията за финансови услуги да изясни защо новите конферентни зали бяха неизползваеми Herman Miller започна с преразглеждане на процеса по проектиране. Изследователите бързо разпознаха погрешния линеен подход, при който интериорния дизайн и IT системите се изграждат независимо една от друга и без да бъдат проучени нуждите на служителите, които ще работят там.

Например във всяка стая, стол блокира ъгъла на видео камерата и така или камерата или стола стават неизползваеми. Видимостта на отдалечените участници не е взета в предвид; белите дъски – окачени извън обсега на камерата. Също така пространството в стаята не е адекватно и обезкуражава хората да се движат наоколо, за да ползват всички инструменти.

Прилагането на по-интегрирани принципи за проектиране на работното място, бързо трансформира стаите в добре развити центрове. Проучване за използване на пространството потвърди, че броят на столове в стаите, може да бъде намален. Това, съчетано с новата маса с извита форма, предназначена да подобри видимостта на всички участници, създава повече пространство, което насърчава движението из стаята и използването на цифровите и аналоговите инструменти. Допълнителната седалка извън стаите се използва за създаване на място където хората могат да споделят идеи, преди и след заседанията, което е друг тип Living Office настройка (ние наричаме тази дейност Warm Up, Cool Down).

" Не разпознаваме тези неща, докато някой не ни ги обясни," казва Scott Openshaw – Корпоративен Ергономист в Herman Miller. "Ние просто запознаваме хората по тези въпроси, за да могат да погледнат тяхното собствено пространство и да идентифицират какво им е необходимо за да задоволят определени потребности и да подобрят работния процес.“

Какво представлява подобряването на работния процес? Това е нивото на фокус, който представлява състояние, ясно да се види и чуе представящия, дори когато сте седнали в дъното на залата. Това е креативността, която тече, когато имате всички необходими инструменти за работа с колеги по проект, както и достатъчно място за реално използване на инструментите. Това е ясната комуникация, когато технологията работи толкова добре, че подобрява разговорите с колеги, които работят дистанционно.

Когато хората имат удовлетворяващи преживявания по време на работа, то по-малко вероятно е да се съсредоточават върху това, което не работи и е по-вероятно да бъдат креативни. Това означава също, че работното място прави това, което е трябвало да направи - да помагат на хората и организациите да просперират.

1. Microsoft Research, 2015

2. Spira, “The Knowledge Worker’s Day: Our Findings,” basex, 2010. http://www.basexblog.com/2010/11/04/our-findings/

3. Alderman, “Sit Up Straight, Your Back Thanks You,” New York Times, 2011.

4. Bryla, “Low Back Pain Takes Toll on Work Health & Productivity, Integrate Benefits Institute Study Finds.” Integrated Benefits Institute, 2013.

5. “Work Life,” WHY Magazine, 2013. http://www.hermanmiller.com/why/work-life.html